Če PDF vsebuje več računov, vsaka stran ni nujno nov račun. Pravilna razdelitev ohrani vse strani posameznega računa skupaj. To je pomembno za pregled, OCR postavk in pošiljanje ločenih prilog računovodstvu.
Razdelitev po straneh ali po računih?
Orodje, ki iz vsake strani naredi svojo datoteko, je primerno za enostranske dokumente. Pri dvo- ali tristranskih računih pa lahko loči skupni znesek od postavk in plačilnih podatkov. Zato meje določajte po vsebini računa.
Primer: PDF z osmimi stranmi lahko vsebuje štiri račune: stran 1, strani 2–4, strani 5–6 in strani 7–8. Rezultat so štiri datoteke, ne osem.
| Račun | Strani v PDF-ju | Rezultat |
|---|---|---|
| A | 1 | Enostranski račun |
| B | 2–4 | Tristranski račun skupaj |
| C | 5–6 | Dvostranski račun skupaj |
| D | 7–8 | Dvostranski račun skupaj |
Kako razdelitev poteka v Slikaj Račun
Pred nalaganjem preverite nastavitve podjetja in način dostave. Nato v aplikaciji odprite PDF paket ter spremljajte obdelavo.
- Naložite skupni PDF za izbrano podjetje.
- Sistem obdela strani in predlaga, kje se posamezen račun začne in konča.
- Če so meje negotove, odprite pregled razponov in primerjajte predlog z originalom.
- Po potrebi popravite začetno in končno stran posameznega računa. Razponi morajo pokriti vse strani brez vrzeli ali prekrivanja.
- Potrdite razdelitev ter preverite nastale dokumente in stanje njihove dostave.
Kako prepoznati nadaljevanje istega računa
Na drugi strani se lahko ponovi logotip dobavitelja, ne da bi šlo za nov račun. Preverite številko računa, oznake strani, nadaljevanje tabele postavk in povzetek zneskov. Prazen presledek ali nova glava strani sama po sebi nista zanesljiv znak novega dokumenta.
Posebej preglejte priloge, dobavnice in specifikacije. Pred oddajo se odločite, kateremu računu pripadajo, ter ohranite smiselno celoto za računovodski pregled.
Ločeni PDF-ji ali razdelitev z izluščenimi podatki
Način »Zaznaj račune in pošlji ločene PDF-je« je namenjen razdelitvi in dostavi originalnih delov dokumenta. V tem načinu se računovodska polja ne izluščijo v strukturiran izvoz. Za določanje mej se lahko še vedno uporablja OCR strani.
Če potrebujete dobavitelja, datume, DDV, zneske in postavke, izberite način za strukturirano obdelavo. Rezultat nato preverite pred uporabo XML ali API dostave. Izbira načina naj sledi temu, kaj vaš računovodski program dejansko potrebuje.
Preverjanje pred množičnim pošiljanjem
Pri novem vzorcu dokumentov najprej preizkusite manjši PDF. Tako hitreje ugotovite, ali so strani pravilno združene in ali računovodstvo dobi pričakovane priponke.
- Ali je vsak račun v celoti v svojem PDF-ju?
- Ali so vrstni red strani, priloge in seštevki ohranjeni?
- Ali izbrano podjetje in prejemnik ustrezata dokumentom?
- Ali obdelava čaka na pregled mej ali na dopolnitev OCR kvote?
- Ali arhiv kaže uspešno dostavo, ne samo uspešnega nalaganja?
Poraba OCR strani pri skupnem PDF-ju
Za kapaciteto načrtujte število strani, ki bodo poslane v OCR, ne samo števila datotek. PDF s 30 računi ni nujno dolg 30 strani. Če ima del računov po tri strani, bo skupna poraba večja.
Plačljivi paketi imajo skupno mesečno kvoto OCR strani. Ko je kvota porabljena, nadaljujte po nadgradnji ali po obnovitvi mesečne kvote; iz samega nalaganja ne sklepajte, da je bil celoten paket že obdelan in poslan.
Pogosta vprašanja
Ali je treba vsak PDF razdeliti na posamezne strani?
Ne. Razdelite ga na posamezne račune. Vse strani istega računa naj ostanejo skupaj.
Kaj naredim, če je sistem dva računa združil?
Odprite PDF paket, preverite predlagane razpone in popravite mejo med računoma. Pred potrditvijo primerjajte razdelitev z originalom.
Ali način ločenih PDF-jev pomeni obdelavo brez kakršnegakoli OCR?
Ne nujno. OCR se lahko uporablja za zaznavanje mej med računi, čeprav se postavke in druga računovodska polja ne izluščijo v strukturirani izvoz.
Zakaj je PDF naložen, računi pa še niso poslani?
Nalaganje je prvi korak. V PDF paketu preverite trenutno fazo, pregled mej, razpoložljivo kvoto in morebitno napako pri dostavi.
Preizkusite postopek na svojem računu
Brezplačno: 3 računi in 10 OCR strani mesečno. Rezultat preverite, preden dokument pošljete v računovodstvo.