Birokrat OCR je vgrajena funkcija za avtomatsko branje podatkov s slike papirnatega računa. Ko jo enkrat nastaviš, lahko vse svoje račune fotografiraš s telefonom in pošlješ direktno v knjigovodstvo. Ta vodnik pokaže celotno pot od aktivacije do prvega knjiženja.
Kaj je Birokrat OCR uvoz računov?
Birokrat OCR storitev prejme priponko (sliko ali PDF) na poseben email naslov in s pomočjo strojnega učenja prepozna vse pomembne podatke: dobavitelj, datum, številka računa, znesek brez DDV, znesek DDV in končna vsota.
Sistem nato pripravi predlog za knjiženje, ki ga uporabnik samo potrdi. Pri kvalitetnih fotografijah Birokrat prepozna 85–95 % podatkov pravilno.
1. korak: Aktiviraj Birokrat OCR
OCR je v Birokratu vključen kot opcijska funkcija. Aktivacija:
- V Birokratu odpri Nastavitve → Prejeti računi po e-pošti.
- Klikni Aktiviraj OCR storitev.
- Sistem ti dodeli edinstven email naslov v obliki
racuni-firma@birokrat.si. - Skopiraj naslov — to je tvoj OCR vhod.
Aktivacija je takojšnja. Cena OCR storitve je odvisna od tvojega Birokrat paketa — preveri v ceniku ali kontaktiraj Birokrat podporo.
2. korak: Pošlji prvi račun
Z mobilno aplikacijo Slikaj Račun je proces takšen:
- V Slikaj Račun nastavitvah vneseš svoj Birokrat email naslov.
- Pojdi na Skeniraj in fotografiraš račun.
- Aplikacija optimizira fotografijo (zmanjšanje velikosti, izboljšanje kontrasta) in jo pošlje v Birokrat.
- V Birokratu se v 1–3 minutah pojavi nova vrstica v “Prejeti računi”.
- Kliknite na vrstico, preverite predlagane podatke in potrdite knjiženje.
3. korak: Preglej obdelan račun
V Birokratu se v sekciji “Prejeti računi” pojavi nova kartica z:
- Imenom dobavitelja (avtomatsko prepoznano)
- Davčno številko dobavitelja (preverjen v sistemu)
- Datumom računa
- Skupnim zneskom in DDV-jem
- Originalno sliko / PDF kot priponko
Vsak podatek lahko ročno popraviš pred dokončnim knjiženjem. Slika računa ostane priložena za revizijo.
Kvaliteta OCR: nasveti za boljše prepoznavanje
- Beli papir, dobra svetloba. Najboljši rezultati so na svežih, neodtisnenih računih.
- Cel račun v kadru. Vključuje glavo (z dobaviteljem) in nogo (s skupnim zneskom).
- Brez senc. Direktna svetloba ali UV-laminacija ustvari odboje, ki zmotijo OCR.
- PDF je boljši od fotografije. Če imaš PDF račun (npr. e-račun), pošlji ta — OCR je 99 % natančen.
- Pred pošiljanjem preveri sliko. Če je tekst zamegljen na zaslonu telefona, je tudi za OCR.
Pogosti problemi in rešitve
OCR ni prepoznal dobavitelja
Najpogostejši razlog je manjkajoča davčna številka v glavi računa. Pri novih dobaviteljih Birokrat morda ne najde podjetja v svoji bazi. Rešitev: ročno izberi dobavitelja iz Birokrat seznama. Naslednjič bo OCR prepoznavanje boljše.
Račun je v Birokratu, a brez podatkov
Verjetno je OCR storitev preobremenjena — počakaj 5 minut. Če podatki ne pridejo, ročno odpri račun in vnesi vrednosti. Slika ostane priložena.
Birokrat ne sprejme priponke
Velikost priponke je omejena na 10 MB. Slikaj Račun aplikacija fotografije avtomatsko stisne na primerno velikost (običajno 500 KB–1 MB), tako da te omejitve v praksi ne dosežeš.
Pogosta vprašanja
Kako vključim OCR v Birokratu?
V Birokrat odpri Nastavitve → Prejeti računi po e-pošti → Aktiviraj OCR. Po aktivaciji ti sistem dodeli email naslov na katerega pošiljaš slike računov.
Koliko časa traja OCR obdelava v Birokratu?
Tipično 1–3 minute. Birokrat OCR se izvaja v ozadju, slika prispe takoj, prepoznavanje besedila pa potrebuje nekaj časa.
Kaj če Birokrat ne prepozna pravilno zneska?
Pred knjiženjem lahko podatke vedno popraviš. Birokrat OCR daje predloge — uporabnik mora potrditi pravilnost. Slika računa ostane priložena kot dokazilo.
Ali lahko pošljem PDF v Birokrat?
Da. Birokrat sprejme tako fotografije (JPG, PNG) kot PDF dokumente do velikosti 10 MB.
Naslednji korak
S Slikaj Račun aplikacijo preizkusi celoten proces brezplačno (3 računi mesečno). Po nastavitvi Birokrat email naslova pošlji prvo fotografijo v manj kot minuti.