Cloud računovodska integracija: OCR, email uvoz in avtomatizacija

Kaj je cloud računovodska integracija?

To je povezava med orodjem, kjer dokument nastane ali ga zajamete, in računovodskim sistemom v oblaku. Namen je zmanjšati ročne prenose datotek in preprečiti podvajanje vnosa.

Pri računih je najpreprostejši primer integracije pošiljanje dokumenta na namenski email, ki ga računovodski program spremlja in obdeluje z OCR.

Email integracija proti API integraciji

API je smiseln, ko morate prenašati strukturirane podatke med sistemi, izvajati povratne sinhronizacije ali graditi kompleksne procese. Za osnovni uvoz računov pa je email pogosto hitrejši za uvedbo in lažji za vzdrževanje.

Če program že zna sprejeti PDF ali sliko po emailu in ga obdelati z OCR, lahko ta vhod uporabite brez dodatnega razvoja.

Kako izgleda avtomatiziran OCR workflow

Uporabnik izbere podjetje, naloži ali fotografira račune, aplikacija vsak dokument pošlje kot ločeno sporočilo na pravi OCR email, računovodski sistem pa nato izvede prepoznavo in pripravi dokument za nadaljnjo obdelavo.

Pri večjih paketih lahko uporabnik izbere tudi 100+ dokumentov naenkrat. Pomembno je, da se vsak dokument pošlje ločeno, saj veliko OCR sistemov tako zanesljiveje obdeluje priloge.

Integracija za več podjetij

Za računovodske servise mora integracija vedeti, kateremu podjetju pripada dokument. Ena uporabniška prijava lahko zato vsebuje več podjetij, vsako s svojim ciljnim emailom. S tem se zmanjša možnost, da račun konča pri napačni stranki.

Kaj preveriti pred uvedbo

Preverite, ali vaš računovodski program podpira sprejem dokumentov po emailu, katere formate sprejema, največjo velikost datoteke in ali je OCR vključen v vaš paket. Nato nastavite testno podjetje in pošljite nekaj dokumentov, preden proces razširite na vse uporabnike.