Računovodska programska oprema danes ni več samo program za knjiženje. Pri izbiri je pomembno, kako hitro vanjo spravite prejete račune, ali podpira OCR, email uvoz, delo z več podjetji in varen dostop iz različnih naprav.
Kaj mora dobra računovodska programska oprema omogočati?
Osnova je izdaja in knjiženje računov, vendar pri vsakodnevnem delu največ časa pogosto vzame zbiranje dokumentov. Zato preverite, ali program podpira digitalni uvoz prejetih računov, OCR, arhiv dokumentov, uporabniške pravice in delo z več podjetji.
Pomemben je tudi način vnosa. Če račun prejmete na papirju ali v PDF, mora biti pot do računovodstva čim krajša. Dober proces pomeni: zajem dokumenta, pošiljanje v pravi sistem, OCR obdelavo in nato pregled oziroma knjiženje.
OCR in email uvoz prejetih računov
OCR prebere ključne podatke z računa, vendar mora dokument najprej priti v sistem. Veliko računovodskih rešitev uporablja namenski email naslov za uvoz dokumentov. To omogoča enostaven in zelo zanesljiv workflow brez ročnega nalaganja vsake datoteke skozi več menijev.
Slikaj Račun je namenjen ravno temu vhodnemu koraku: dokument fotografirate ali naložite, aplikacija pa ga pošlje na nastavljen OCR oziroma uvozni email vašega računovodskega programa.
Računovodska programska oprema za več podjetij
Računovodski servisi in skupine podjetij imajo dodatno težavo: vsak subjekt ima svoj cilj za dokumente. Če zaposleni uporablja več različnih prijav ali ročno menja email naslove, hitro pride do napak.
Boljši pristop je ena prijava, seznam podjetij in ločena nastavitev ciljnega emaila za vsako podjetje. Tako lahko izberete družbo, naložite tudi več deset ali sto računov in jih pošljete v ločenih sporočilih na pravi OCR naslov.
Spletna ali namizna rešitev?
Spletna računovodska programska oprema je dostopna iz brskalnika in praviloma lažje podpira delo na več lokacijah. Namizni programi so lahko primerni za bolj zaprta okolja. Pri izbiri je pomembneje od same platforme preveriti, kako dobro rešitev vključite v svoj dejanski tok dokumentov.
Kako izbrati pravi sistem
Najprej določite, ali potrebujete predvsem izdajo računov, celotno računovodstvo ali hitrejši zajem prejetih dokumentov. Nato preverite integracije, OCR, email uvoz, število podjetij, uporabniške pravice in stroške na uporabnika oziroma podjetje.
Če računovodski program že imate, ga pogosto ni treba menjati. Velik prihranek lahko dosežete že z boljšim zajemom in pošiljanjem prejetih računov.
Povezani vodiči in naslednji koraki
- Integracije z računovodskimi programi
- Primerjava programov za račune
- Minimax OCR in email uvoz
- Birokrat OCR vodnik
Želite hitrejši zajem prejetih računov?
Z enim računom upravljajte več podjetij, naložite tudi 100+ dokumentov in jih pošljite na prave OCR emaile.
Preizkusi Slikaj Račun